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布置会议场地,应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里,倘若人数众多,则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里,假如人数不多,则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐,这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里,如人数不多,则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈,这样不但便于与会者与主席之间的沟通,而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多,则最好是将与会者分成若干小组,每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。
会场布置
1、 讲台上方横幅内容:主讲背景、主讲专题、主讲权威姓名
2、 讲台大背景:主办单位、承办单位、协办单位、赞助单位、会务内容:主讲老师电话网址
3、 宣传条幅
4、 会场入场处粘贴大型POP宣传海报
5、 在会场门外用拱门粘贴欢迎条幅
6、 讲台上的讲桌要摆放鲜花
7、 准备白板放在讲台右侧
会务流程:
1、 开场时先播放十分钟宣传片以及音乐
2、 主持人上场开场白(时间3-5分钟)
3、 主讲老师演讲
4、 宣布课间休息时间
5、 主持人宣布课程结束时间
会场的进出口设置
1、 进场时要有专人验票,并收回门票回执资料及发放课程资料
2、会场出口处要设咨询处、报名处、文化产品销售处
注意事项:
1、 课程开始前一天要把课程具体情况传真到总务处
2、 课程题目的确定
3、 售票的数量
4、 邀约的嘉宾和媒体记者
5、 时间流程的安排
6、 需要讲师配合的事项
7、 老师要有专人专车接送
8、 老师食宿要在三星级以上的酒店
9、 老师开课时间要有专人为老师服务及负责板书
10、 老师开课结束要有人送鲜花
11、 开课现场要有老师的休息室
12、 会场的选择要明确
13、 要保证课程会准时开场
14、 要安排充足的工作人员工作
15、 应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟,则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟,则不能让烟灰缸在会场中出现。此外,你最好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时,你也可以按实际需要,将座位区分为吸烟区及非吸烟区。
16、 如与会者之间彼此并不熟悉,则应考虑是否事先准备姓名卡片。
17、 准备视听器材。黑板(白板)、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注意的是:幻灯机、投射机与放映机所投谢出来的文字或图形,应让全部与会者都能看清楚,而且它们应准备就绪以便随时启用。
18、 除非是较长的会议(超过一个半小时的会议),否则尽量不要提供茶点,以防与会者分心。
19、 当议程甚短且无需作记录时,可考虑采取站立的方式开会。
所备的物品
1、白板纸笔;2、透明胶带;3无线麦;4、九V麦克风电池一盒;5、讲台桌椅各一张;6、讲桌摆放鲜花一束;7、演讲结束献花一束;8、课程资料一份;9、咨询报名指示牌;10、电脑一台;11、报名收据、发票;12报名桌三张以上;13、投影仪、投影幕各一台;14、DVD两台;15、备用保健药箱一个。
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