会议顺利进行的重要因素——会前准备是会议执行人不可忽视的一个重要环节。以下是米廷会展合肥分公司为您总结的几大会前准备注意事项。
1.会议规模的大小，决定接待的规格。
2.提前发放会议通知和会议日程。
会议开始之前，要准备会议通知。会议通知要写明被召集人的姓名或团队、单位名称，会议的地点、时间、会议主题以及会务费、要带的材料、联系方式、注意事项等内容。最好通知的时候弄回执，这样就可以确定受邀请的人是否来参加会议，还有准备参加会议人的是否有其他要求等。如果有外地的参加者，最好再发一份会议地点的路线图以及宾馆所在地，这样能提高效率，也避免了对当地不熟而造成的麻烦。会议日程很重要，它是会议活动期间每一天的具体安排，人们可以根据它了解会议情况。可以做成文字，也可以做成表格，这个看个人要求。最好和会议通知一起发放，让人们提前了解具体情况。
3.选择会场。
会场的选择，要综合考虑参加会议的人数及会议的内容。最好能达到一定标准：
第一：会场大小要适中。分两种情况：1、会场大，人数少的话空下的座位就多，看起来松松散散，感觉不舒服而且还浪费场地。2、会场小，人数多。挤在一起，不仅显得小气，而且我相信这个会开的也不会舒服。所以，不需要太大，也不需要太小，正好就行了。
第二：地点要合理。召开的会议，如果时间不长，比如一两个小时的，就可以把会场选择在人员比较集中的地方。时间较长的话，就尽量把场地安排在与会者的住处近一些的地方，免得来回奔波。
第三：基本设施要齐全。会务人员一定要对会场的通风、照明、卫生、服务、电话、录音、扩音等检查一遍，确保能够在会议中正常使用。否则，可能会造成不必要损失。
第四：停车场。这个不用多说，停车场肯定是要有的，不然不显得太寒酸~~
4.会场布置。
会场的布置包括场地的装饰和坐席的配置。
一般像大型的会议，可以根据会议内容，在场内悬挂横幅，门口张贴欢迎和庆祝标语。可以在会场内摆放适当的鲜花绿植。主席台上也可以适当的放一些和会议有关的东西。
坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：
①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。
②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。
③教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。
5.准备会议资料。
会务组应该准备好有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于大家的阅读和做好发言准备。
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