在真正开始会议工作之前我们肯定要把该做的事情准备好，落实好，这样才能安心的享受一段美好的会议。所以会议接待工作开始之前的前期准备一定要做好，那么具体该准备些什么呢?要注意哪些事项?
在真正开始会议工作之前我们肯定要把该做的事情准备好，落实好，这样才能安心的享受一段美好的会议。所以会议接待工作开始之前的前期准备一定要做好，那么具体该准备些什么呢?要注意哪些事项?在这里稍稍的整理整理我们工作所得到的一些经验，也顺便简单地和大家分享一下。
1、要确认会议的报到日期、会议名称、参会人数、会议所用物品的品牌和布标、会议室使用的日期和室内摆设方式、或工作人员到达日期(航班或车次)、会务组的会议要求(会议主办单位内容)，安排好会讲课老师的待遇、接送问题、酒店住宿、讲课的时间、有关于会议安排的细节问题、还有会后考察的具体行程安排;将酒店情况给会议的老师以供其参考，要记得选择的酒店价格要在符合会议要求的范围内。
2、上述情况落实后就尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议室价格、酒店位置)，落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式(需根据报到人数安排相应接站用车);落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社(只是提前进行大致预订)。
3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车(公交车)方式告知会议主办方;同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。
4、第三项工作完成后最好向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复，这样做以便对方作出相应的安排和接会准备。
5、提前准备好会议所用相关用具(会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋【包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品(小礼品)、座签牌，同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。
6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天【通常根据到会人员的情况而定】进驻酒店并准备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时与会议主办方联系告知会议接待工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员。
通过我们上面的总结，才发现一项完美的会议工作也是需要下很多功夫准备的，并不是平时大家想象的那么简单，容易轻松。
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